INICIO DEL FLUJO
📝 Zoho Desk — Creación del Ticket
Paso 1 — Trigger
Usuario de soporte crea ticket
Tipo de ticket: Servicio Presencial
Este tipo de ticket desencadena el flujo de trabajo automáticamente
🔧 Zoho Desk — Workflow Rule
📨 Notificación al Ingeniero (en paralelo)
⚡ Ejecución en paralelo
Paso 2A
Comentario en Ticket
Se genera comentario automático en el ticket
Notifica al ingeniero asignado el tipo de servicio
Incluye enlace al formulario de Reporte de Servicio Técnico
🔧 Zoho Desk — Comment
Paso 2B
Correo electrónico
Se envía correo al ingeniero asignado
Mismo mensaje y enlace que el comentario del ticket
Enlace con ID único que vincula formulario ↔ ticket
🔧 Zoho Desk — Email Notification
📋 Zoho Forms — Llenado del Reporte
Paso 3
Ingeniero llena el formulario de Reporte de Servicio Técnico
Accede al formulario por cualquiera de los dos medios (ticket o correo)
El link contiene un ID único para vincular el formulario con el ticket
Captura datos del servicio presencial realizado
🔧 Zoho Forms
Evento
◇ ¿Formulario enviado correctamente?
❌ NO → El ingeniero corrige y reenvía
✅ SÍ → Continúa el flujo automático
📄 Zoho Forms — Generación de PDF
Paso 4
Generación del PDF — Reporte de Servicio Técnico
Se genera PDF automáticamente con las variables:
Nombre Ingeniero — Nombre Cliente — Fecha —
ID
Nomenclatura del archivo usa estas mismas variables
El PDF se envía automáticamente a Zoho WorkDrive
Se almacena en la carpeta: "Historial de Reporte de Servicio Técnico"
🔧 Zoho Forms → Zoho WorkDrive
⏱️ Delay de 2 minutos — Espera a que se genere el PDF
⚡ Zoho Flow — Automatización Final
Paso 5 — Trigger: Envío del formulario
Zoho Flow busca el archivo en WorkDrive
El evento que detona este flujo es el envío del formulario
Después del delay de 2 min, hace fetch en Zoho WorkDrive
Busca el archivo PDF por nombre y variables (Ingeniero, Cliente, Fecha, ID)
🔧 Zoho Flow → Zoho WorkDrive
Paso 5B — Acción Final
Comentario de finalización en el Ticket
Zoho Flow usa Zoho Desk API para crear un comentario en el ticket original
Mensaje de finalización del formulario
Incluye liga directa al PDF del reporte llenado en WorkDrive
El ticket queda documentado con el reporte completo
🔧 Zoho Flow → Zoho Desk
FIN DEL FLUJO (hasta ahora)
Leyenda — Herramientas y Símbolos